Dokumendihalduselt teabehaldusele

Hästi korraldatud teabehaldus aitab tõsta avalike teenuste kvaliteeti ning vähendada nende osutamise kulusid ja bürokraatiat. Dokumendihaldus on teabehalduse alategevus. 


Alates 3. juunist 2017. a lähtutakse teabehalduse korraldamisel valitsuse määrusest "Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused". Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium on koostanud juhised määruse rakendajatele.

Juhised määruse "Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused" rakendajatele »

Dokumendihaldusest infohalduseni

 

Valdkonna arengu koordineerimine
 

Majandus- ja Kommunikatsiooni-ministeeriumi juures tegutseb valitsuse määruse "Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused" alusel  dokumendihaldusnõukogu, mille liikmed on kõigi ministeeriumide ja Riigikantselei dokumendihaldusjuhid ning Rahvusarhiivi, Riigi Infosüsteemi Ameti, Majandus- ja Kommunikat-siooniministeeriumi infoühiskonna teenuste arendamise osakonna esindajad. 

Nõukogu toetab dokumendihalduse arengut ja teabehaldusele üleminekut, osaledes arengu põhisuundade, vajalike tegevuste, juhiste ja soovituste kavandamisel ning aidates tegevusi ellu viia ja juhiseid rakendada.

Dokumendihaldusnõukogu ülesanded ja töökord »

Dokumendihaldusnõukogu
koosseis »


Dokumendihaldusnõukogu koosolekud »

 


 

 

Üleminek dokumendihalduselt terviklikule teabehaldusele
 

Vajadus minna dokumendihalduselt üle terviklikule infohaldusele (hilisema nimetusega teabehaldus) sõnastati esmakordselt 2013. aastal „Avalike teenuste korraldamise rohelises raamatus“. Seejärel koostas dokumendihaldusnõukogu koostöös valdkondade esindajatega tervikliku infohalduse lähtekontseptsiooni.

„Infoühiskonna arengukava 2020“ kinnitati 2014. aastal. Arengukavas on ette nähtud, et avalik sektor läheb üle paberivabale asjaajamisele ja terviklikule infohaldusele. See aitab saavutada nutikama riigivalitsemise alaeesmärki ning suurendada avalike teenuste mõju ja kuluefektiivsust. Vajaliku eeltööna koostati 2015. aastal tegevuskava „Lihtsam riik 2020“. Ühe tegevusena nähti ette, et aegunud „Asjaajamiskorra ühtsed alused“ asendatakse uue määrusega.

Valitsus võttis uue määruse "Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused" (TKTA) vastu 25. mail 2017. a ning see jõustus 3. juunil 2017. a. Määruses on ette nähtud, et sätestatut täpsustatakse juhistes. Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium on koostanud juhised määruse rakendajatele, kus sätetele on lisatud lühidaid selgitusi ja näiteid. Eesmärk on, et asutused tõlgendaks määrust ühetaoliselt ja saaksid nõu määruses sätestatu elluviimiseks.

 

 

Dokumendihalduse juhised

 

Ministeeriumi dokumendihalduse juhised aitavad parandada asutuste asjaajamist, dokumendihaldussüsteemide koostalitlusvõimet ning dokumendi- ja andmevahetust.

Nõuded dokumentide haldamisele teistes infosüsteemides

  • Modular Requirements for Record Systems (MoReq2010)

  • Juhised ja funktsionaalsusnõuded dokumentidele äriinfosüsteemides (EVS-ISO 16175 3:2012)

Miinimumnõuded Eesti avaliku sektori asutuste dokumendihaldussüsteemidele

17. detsembril 2014 välja antud juhis võimaldab määrata dokumendihaldussüsteemide taseme, neid RIHAs täpsemalt kirjeldada ja omavahel võrrelda.
See koosneb tekstilisest osast ja nõuetest. Kuna nõuded lähtuvad näidisnõuetest MoReq2, on juhisele lisatud Moreq2 ja MoReq2010 võrdlev analüüs.

Dokumentidele juurdepääsu korraldamine

Juurdepääsupiirangu aluste klassifikaator JPP sisaldab täielikku loetelu dokumentidele juurdepääsu piiramise õiguslikest alustest ja andmeid, mille alusel piirangu ajalist kehtivust arvutada.

Juhis koosneb klassifikaatorist ja seletuskirjast, mis on avaldatud RIHA klassifikaatorite registris. Juhise leiab: https://varamu.riha.ee/#Juurdepaasupiirangute_klassifikaator

 

Dokumendivahetusviiside hindamise mudel

 

Mudel koosneb:
  • dokumendivahetusviiside klassifikaatorist ja selle rakendamise juhendist
  • dokumendivahetuse osakaalu mõõtmise küsimustikust ja küsimustikule vastamise juhendist
  • juhendist ametliku suhtluse klassifitseerimiseks
  • rahvusvahelise praktika ülevaatest
 

Dokumendihaldussüsteemide kasutatavuse mõõtmine ja analüüs

 

Projekti tulemid kirjeldavad elemendid, mida tuleks DHSides mõõta selleks, et hinnata DHSide kasutatavust.

Projekti eesmärk oli tõsta DHSide arendajate ja kasutajate teadlikkust kasutatavustest, kui olulisest näitajast, mis mõjutab kasutajate rahulolu.

Projekti käigus analüüsiti DHSi kasutajate ootusi ja vajadusi DHSi kasutamisel ning töötati välja DHSi kasutatavuse mõõdikud. Lisaks analüüsiti funkstionaalsusnõudeid ja metaandmeloendi elemente kasutatavuse aspektist ning hinnati nende vastavust kasutajate vajadustele.

Samuti on varasemalt välja töötatud kasutatavuse mõõdikute süsteem, mis on abiks tarkvarasüsteemi tellimisel ja arendamisel.

 

Elektrooniline dokumendivahetus

 

Elektrooniliste dokumentide vahetamine avalikus sektoris toimub dokumendivahetus-keskuse (DVK kaudu).
 

Dokumendivahetuskeskuse tehnilise toe tagab Riigi Infosüsteemi Amet.

Dokument edastatakse DVK kaudu üle X-tee nn DVK kapslis, mis sisaldab dokumendi registreerimisel kasutatavaid andmeid XML kujul. DVK kapsli kirjeldus on registreeritud Riigi Infosüsteemi haldussüsteemi. XML-varamus kui elektroonilise andmevahetuse metaandmete loend. Kasutada tuleb kehtivat versiooni.

XML-varamus registreeritakse andmekirjeldused kõigi dokumendiliikide kohta, mille edastamiseks kasutatakse dokumendivahetuskeskust. Kui andmekirjeldus on koostatud ja kooskõlastatud vastavalt nõuetele, lähtutakse sellest seda liiki dokumentide koostamisel mis tahes vormingus.

 

Elektroonilise dokumendivahetuse statistika
 

Elektroonilise dokumendivahetuse arendamise eesmärk on muuta dokumentide vahetamine võimalikult automaatseks (metaandmete automaatne ülekandumine) ning teha seda turvaliselt dokumendivahetuskeskuse (DVK) kaudu.


Dokumendivahetuskeskus loodi 2006. aastal. 2016. aasta 1. novembri seisuga on sellega liitunud üle 700 asutuse või infosüsteemi, mis on 25% kõikidest avaliku sektori asutustest. Liitunud on kõik valitsusasutused, kõik põhiseaduslikud institutsioonid ja peaaegu kõik kohalikud omavalitsused.

Aastatel 2006–2014 hoidsid asutused üle DVK saadetud dokumentidelt kokku 1 523 945 eurot ning DVK-le tehti kulutusi 841 497 eurot.

 

Elektroonilise dokumendivahetuse osakaal avalikus sektoris on 95 protsenti
 

Infoühiskonna arengukava 2020 mõõdiku - paberivaba ametliku suhtluse osakaal - määramiseks hinnati elektroonilise dokumendivahetuse osakaalu 2014. aasta neljandas kvartalis dokumendihaldussüsteemides ja infosüsteemides.


Elektroonilise dokumendivahetuse aruanne 2014. aasta kohta »
Lühikokkuvõte ja järeldused »
Memo "Paberivaba ametlik suhtlus" »
Lisa 1 »
Lisa 2 jätkuanalüüs »


Küsimustiku sihtrühm oli DVKga liitunud avaliku sektori asutused.

Dokumendivahetusviiside hindamise aluseks oli dokumendivahetusviiside hindamise mudel.

 

DVK kulud ja kokkuhoid
 

 

 

DVK kaudu saadetud dokumendid ja saavutatud kokkuhoid 
 

 

Dokumendihaldussüsteemid 
 

Avaliku sektori asutused kasutavad kokku 10 erinevat dokumendi-haldussüsteemi, millele lisanduvad isetehtud süsteemid.

Dokumendivahetuskeskuse liides on olemas Webdesktopil, Amphoral, Postipoisil, GoProl, Alfrescol, Dogrel, Sharepointil, Open Textil ja DocLogixul.

Dokumendivahetuskeskuse liidesega dokumendihaldussüsteemide loetelu on kättesaadav Riigi Infosüsteemi Ameti kodulehel.

 

Koostöö ja partnerid
 

  • Haridus- ja Teadusministeeriumi arhiivinõukogu 
    Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi esindavad arhiivinõukogus asjaajamise arengu koordineerijad.
    Arhiivinõukogu »
  • Eesti Standardikeskuse juures tegutsev tehniline komitee EVS/TK 22 “Informatsioon ja dokumentatsioon”
    Osaleme dokumendihalduse standardite eestindamises.
    Tehnilise komitee EVS/TK 22 »
 

Valdkonna standardid 

 

Teavet info- ja dokumendihalduse standardimise kohta Eestis leiab aadressil http://193.40.193.83/standardimine. Samas on algupäraste ja tõlkemeetodil üle võetud standardite loetelu – Dokumentide haldamise standardid.
 

 

 

 

Viimati uuendatud: 10. September 2018