Dokumendihalduselt teabehaldusele

Hästi korraldatud teabehaldus aitab tõsta avalike teenuste kvaliteeti ning vähendada nende osutamise kulusid ja bürokraatiat. Dokumendihaldus on teabehalduse alategevus. 


Alates 3. juunist 2017. a lähtutakse teabehalduse korraldamisel valitsuse määrusest "Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused". Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium on koostanud juhised määruse rakendajatele.

Juhised määruse "Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused" rakendajatele »

Dokumendihaldusest infohalduseni

 

Valdkonna arengu koordineerimine
 

Majandus- ja Kommunikatsiooni-ministeeriumi juures tegutseb valitsuse määruse "Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused" alusel  dokumendihaldusnõukogu, mille liikmed on kõigi ministeeriumide ja Riigikantselei dokumendihaldusjuhid ning Rahvusarhiivi, Riigi Infosüsteemi Ameti, Majandus- ja Kommunikat-siooniministeeriumi infoühiskonna teenuste arendamise osakonna esindajad. 

Nõukogu toetab dokumendihalduse arengut ja teabehaldusele üleminekut, osaledes arengu põhisuundade, vajalike tegevuste, juhiste ja soovituste kavandamisel ning aidates tegevusi ellu viia ja juhiseid rakendada.

Dokumendihaldusnõukogu ülesanded ja töökord »

Dokumendihaldusnõukogu
koosseis »


Dokumendihaldusnõukogu koosolekud »

 


 

 

Üleminek dokumendihalduselt terviklikule teabehaldusele
 

Vajadus minna dokumendihalduselt üle terviklikule infohaldusele (hilisema nimetusega teabehaldus) sõnastati esmakordselt 2013. aastal „Avalike teenuste korraldamise rohelises raamatus“. Seejärel koostas dokumendihaldusnõukogu koostöös valdkondade esindajatega tervikliku infohalduse lähtekontseptsiooni.

„Infoühiskonna arengukava 2020“ kinnitati 2014. aastal. Arengukavas on ette nähtud, et avalik sektor läheb üle paberivabale asjaajamisele ja terviklikule infohaldusele. See aitab saavutada nutikama riigivalitsemise alaeesmärki ning suurendada avalike teenuste mõju ja kuluefektiivsust. Vajaliku eeltööna koostati 2015. aastal tegevuskava „Lihtsam riik 2020“. Ühe tegevusena nähti ette, et aegunud „Asjaajamiskorra ühtsed alused“ asendatakse uue määrusega.

Valitsus võttis uue määruse "Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused" (TKTA) vastu 25. mail 2017. a ning see jõustus 3. juunil 2017. a. Määruses on ette nähtud, et sätestatut täpsustatakse juhistes. Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium on koostanud juhised määruse rakendajatele, kus sätetele on lisatud lühidaid selgitusi ja näiteid. Eesmärk on, et asutused tõlgendaks määrust ühetaoliselt ja saaksid nõu määruses sätestatu elluviimiseks.

 

 

Dokumendihaldus
 

Määruse "Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused" (TKTA) käsituses on dokumendihaldus teabehalduse alategevus, mis korraldab traditsiooniliste dokumentide haldamist. Dokumendihaldus korraldab dokumentide säilitamist, vahetamist, kasutamist ja hävitamist peamiselt selleks eraldi loodud dokumendihaldussüsteemi abil.

 

Dokumendihalduse juhised

 

Eesti avalikus sektoris on kasutusel erinevaid dokumendihaldussüsteemi tarkvarasid ja need peavad suutma koos toimida. Vajaliku koostalitlusvõime tagab dokumendihalduse juhiste rakendamine.

Dokumendihaldussüsteemide metaandmed

Dokumendihaldussüsteemis (DHS) hoitakse koos dokumendiga alal andmed, mis kirjeldavad dokumenti ennast, tema seoseid teiste dokumentidega ja tema haldamise ajalugu. Selliseid kirjeldavaid andmeid nimetatakse metaandmeteks ning need peavad olema kooskõlas riigi infosüsteemi haldussüsteemis e RIHAs registreeritud metaandmeloendiga (TKTA § 16 lg 11). Loendi teksti koos selgituste ja viidetega leiab ka siit:

Dokumendihaldussüsteemide metaandmed. Loend. Versioon 4.0

Dokumendiliikide kirjeldused

Kui dokumendiliigi andmekirjeldus on RIHAs registreeritud, tuleb sellest lähtuda dokumendi mallide ja veebivormide koostamisel ning dokumendi liigipõhiste metaandmete kindlaksmääramisel (TKTA § 16 lg 5 ja 11). Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium kehtestas 2012. a andmekirjelduse koostamise juhise versiooni 2.0. Praeguseks on RIHAs registreeritud üksnes õigusakti ja selle alaliikide kirjeldus. Lisaks on Eesti standardiga kehtestatud kirja andmekirjeldus. Hetkel on kaalumisel, kas andmekirjelduse koostamise juhis vajab uuendamist.

Juhis dokumendiliigi XML andmekirjelduse koostamiseks. Versioon 2.0

Dokumentidele juurdepääsu piiramise alused

Dokumendile juurdepääsupiirangu kehtestamisel tuleb arvestada RIHAs registreeritudklassifikaatorit (TKTA § 16 lg 12). Juurdepääsupiirangu aluste klassifikaator JPP sisaldab täielikku loetelu dokumentidele juurdepääsu piiramise õiguslikest alustest ja andmeid, mille alusel piirangu ajalist kehtivust arvutada. Seletuskiri annab infot, kuidas klassifikaatorit mõista ja ellu rakendada ning kuidas seda uuendatakse. Selle juhise leiab siit:

Juurdepääsupiirangute klassifikaator

Teised dokumendihalduse juhised

Eesti dokumendihalduse korraldust ja eripärasid kirjeldav juhis (MoReq2 „nullpeatükk“) on aegunud ja uuendamisel, uue nimetusega „Avaliku sektori teenuste ja teabehalduse korraldus Eestis“.

DHSide näidis- ja miinimumnõuete juhised on aegunud ning kaalumisel on nende kehtetuks tunnistamine.

Allpool on kahe projekti tulemid, mida asutus saab soovi korral kasutada: DHSide kasutatavuse mõõtmise valemid, mille abil saab hinnata DHSide kasutajasõbralikkust ning dokumendivahetusviiside hindamise mudel, mille abil saab kindlaks määrata dokumendi tähenduses andmekomplekte.

Lisaks siin lehel avaldatud juhistele tuleb dokumendihalduses rakendada ka teiste pädevate asutuste (nt Rahvusarhiiv, Riigi Infosüsteemi Amet, Andmekaitse Inspektsioon) asjaomaseid juhiseid.

 

Dokumendihaldussüsteemide kasutatavuse mõõtmine ja analüüs

 

2016. a läbiviidud projekti eesmärk oli tõsta DHSide arendajate ja kasutajate teadlikkust kasutatavusest kui olulisest näitajast, mis mõjutab kasutajate rahulolu.

Projekti käigus analüüsiti DHSi kasutajate ootusi ja vajadusi ning töötati välja DHSi kasutatavuse mõõdikud.

Samuti on varasemalt välja töötatud kasutatavuse mõõdikute süsteem, mis on abiks tarkvarasüsteemi tellimisel ja arendamisel.

 

Teabe- ja dokumendivahetus
 

Paberivaba ametliku suhtluse osakaalu määramiseks viidi 2015. a läbi projekt, mille käigus hinnati avaliku sektori 2014. a dokumendivahetuse mahtu eri viisidel. Vaadeldi erinevaid avaliku sektori infosüsteeme ja kasutati dokumendivahetusviiside hindamise mudelit. Projekti kaasati dokumendihaldurid ja IT spetsialistid. Küsitluse ja analüüsi tulemusel selgus, et 1% dokumentidest vahetati dokumendihaldussüsteemide kaudu ja 99% teiste infosüsteemide kaudu. Andmete kujul vahetati 79% dokumentidest. Elektroonilise dokumendivahetuse osakaal oli 93%. Vahepealsetel aastatel on paberdokumentide osakaal järjepidevalt vähenenud.

Elektroonilise dokumendivahetuse aruanne 2014. aasta kohta »
Lühikokkuvõte ja järeldused »

 

Dokumendivahetusviiside hindamise mudel

 

2015. a märtsis lõppenud projektiga määrati kindlaks elektroonilise dokumendivahetuse osakaal Eesti avalikus sektoris. Varem hinnati seda üksnes DHSide vahel toimuva dokumendivahetuse põhjal, kuid dokumentide vahetamine oli suures osas asendunud andmete vahetamisega. Tegeliku olukorra hindamiseks koostati dokumendivahetusviiside hindamise mudel, et varem dokumentidena vahetatud teave ei jääks arvestusest välja.

 

Elektrooniline dokumendivahetus


X-tee kaudu vahetavad asutused dokumente turvaliselt omavahel ning saavad neid turvaliselt saata ka kodanike ja ettevõtjate ametlikesse e-postkastidesse riigiportaalis. Iga dokument edastatakse standardiseeritud masinloetavas kapslis ehk „ümbrikus“, milles olevad metaandmed saab automaatselt saaja süsteemi kanda.

Dokumentide vahetamine X-tee kaudu on asutustele kohustuslik ja kasutada tuleb RIHAs registreeritud dokumendivahetuse metaandmete loendit (TKTA § 14 lg 5 ja 6 ning § 15).

Kümne aasta jooksul toimis lahendus „postkontori“ põhimõttel, kus dokumendid edastati läbi keskse dokumendivahetuskeskuse DVK. Praeguseks on välja töötatud veelgi turvalisem lahendus. 2019. a lõpus DVK suletakse ning dokumendid hakkavad liikuma otse süsteemist süsteemi. Dokumentide vahetamisel kasutatakse DHX protokolli, mille kohta leiab infot siit:

https://www.ria.ee/et/riigi-infosusteem/dhx/asutusele.html

 

Koostöö ja partnerid
 

  • Haridus - ja Teadusministeeriumi arhiivinõukogu
    Riigi infosüsteemi ja dokumendihalduse arendamise koordineerijatena osaleme arhiivinõukogus.

    Arhiivinõukogu »

  • Eesti Standardikeskuse juures tegutsev tehniline komitee EVS/TK 22 “Informatsioon ja dokumentatsioon”
    Osaleme dokumendihalduse standardite eestindamises.

    Tehnilise komitee EVS/TK »

  • DLM Forum
    Osaleme rahvusvahelise organisatsiooni DLM Forum töös. DLM Forum tegutseb Euroopa Komisjoni toetusel ning selle liikmeteks on eri riikide rahvusarhiivid, teabe- ja dokumendihalduse koordineerijad ning ülikoolid.

    DLM Forum »

 

Valdkonna standardid 

 

Teavet info- ja dokumendihalduse standardimise kohta Eestis leiab siin. Samas on algupäraste ja tõlkemeetodil üle võetud standardite loetelu – Dokumentide haldamise standardid.
 

 

 
Lehte haldab infoühiskonna teenuste arendamise osakonna nõunik Liivi Karpištšenko liivi.karpistsenko [at] mkm.ee

 

 

Viimati uuendatud: 11. Aprill 2019