Dokumendihaldusest infohalduseni

Asjaajamise ja dokumendihalduse arendamine on üha enam seotud avalike teenuste parandamisega, mis peavad muutuma oluliselt kvaliteetsemaks ja efektiivsemaks. 


Elektroonilise dokumendihalduse sidumine teenuste osutamisega võimaldab:

  • Töötada välja täiselektroonilisi menetlusprotsesse 
  • Parandada aruandlust 
  • Suurendada läbipaistvust  
  • Tagada mis tahes kandjal hoitavate dokumentide ja nende tõendusväärtuse säilimise ettenähtud tähtaja jooksul

Dokumendihaldusest infohalduseni

 

Valdkonna arengu koordineerimine
 

Majandus- ja Kommunikatsiooni-ministeeriumi juures tegutseb valitsuse määruse "Asjaajamiskorra ühtsed alused" alusel loodud dokumendihaldus-nõukogu, mille liikmed on kõigi ministeeriumide ja Riigikantselei dokumendihaldusjuhid ning Rahvusarhiivi, Riigi Infosüsteemi Ameti, Majandus- ja Kommunikat-siooniministeeriumi infoühiskonna teenuste arendamise osakonna esindajad. 

Nõukogu kavandab elektroonilise dokumendihalduse arengu põhisuundi, aitab neid rakendada, arutab läbi dokumendihaldusega seotud õigusaktide eelnõud ja juhiste kavandid.

Dokumendihaldusnõukogu
koosseis »


Dokumendihaldusnõukogu koosolekud »

 

Koordineerimispüramiid alates 2012

 

 

Dokumendihalduse juhised

 

Ministeeriumi dokumendihalduse juhised aitavad parandada asutuste asjaajamist, dokumendihaldussüsteemide koostalitlusvõimet ning dokumendi- ja andmevahetust.

Nõuded dokumentide haldamisele teistes infosüsteemides

  • Modular Requirements for Record Systems (MoReq2010)

  • Juhised ja funktsionaalsusnõuded dokumentidele äriinfosüsteemides (EVS-ISO 16175 3:2012)

Miinimumnõuded Eesti avaliku sektori asutuste dokumendihaldussüsteemidele

17. detsembril 2014 välja antud juhis võimaldab määrata dokumendihaldussüsteemide taseme, neid RIHAs täpsemalt kirjeldada ja omavahel võrrelda.
See koosneb tekstilisest osast ja nõuetest. Kuna nõuded lähtuvad näidisnõuetest MoReq2, on juhisele lisatud Moreq2 ja MoReq2010 võrdlev analüüs.

Dokumentidele juurdepääsu korraldamine

Juurdepääsupiirangu aluste klassifikaator JPP sisaldab täielikku loetelu dokumentidele juurdepääsu piiramise õiguslikest alustest ja andmeid, mille alusel piirangu ajalist kehtivust arvutada.

Juhis koosneb klassifikaatorist ja seletuskirjast. Tervikuna, sh klassifikaator .ods vormingus ja masinloetavad failid, on JPP avaldatud RIHA klassifikaatorite registris.

 

Infohaldusele üleminek
 

Vajadus minna dokumendihalduselt üle terviklikule infohaldusele sõnastati esmakordselt 2013. aastal „Avalike teenuste korraldamise rohelises raamatus“. Seejärel koostas dokumendihaldusnõukogu koostöös valdkondade esindajatega tervikliku infohalduse lähtekontseptsiooni. „Infoühiskonna arengukavas 2020“ on kavandatud infohalduse rakendamine kogu avalikus sektoris. Infohaldusele üleminek toetab nutikamat riigivalitsemist ning aitab suurendada avalike teenuste mõju ja kuluefektiivsust.

2014. aastal alustati üleminekuks vajalike eeltöödega. Kevadel valmis dokumendi- ja infohalduse hetkeolukorra ning rahvusvaheliste kogemuste analüüs. Sügisel töötati koostöös paljude osapooltega välja strateegia „Dokumendihalduselt infohaldusele“ kavand. Kavandi alusel on koostatud tegevuskava „Lihtsam riik 2020“.

 

Dokumendivahetusviiside hindamise mudel

 

Mudel koosneb:
  • dokumendivahetusviiside klassifikaatorist ja selle rakendamise juhendist
  • dokumendivahetuse osakaalu mõõtmise küsimustikust ja küsimustikule vastamise juhendist
  • juhendist ametliku suhtluse klassifitseerimiseks
  • rahvusvahelise praktika ülevaatest
Projekt lõppes veebruaris 2015 ja dokumendivahetusviiside klassifikaator kehtestatakse selle aasta lõpuks.

Paberivaba ametliku suhtluse osakaalu mõõtmise analüüs valmib 2015. aasta teiseks kvartaliks - hinnatakse 2014. aasta neljandat kvartalit.
 

Dokumendihaldussüsteemide kasutatavuse mõõtmine ja analüüs

 

Projekti tulemid kirjeldavad elemendid, mida tuleks DHSides mõõta selleks, et hinnata DHSide kasutatavust.

Projekti eesmärk oli tõsta DHSide arendajate ja kasutajate teadlikkust kasutatavustest, kui olulisest näitajast, mis mõjutab kasutajate rahulolu.

Projekti käigus analüüsiti DHSi kasutajate ootusi ja vajadusi DHSi kasutamisel ning töötati välja DHSi kasutatavuse mõõdikud. Lisaks analüüsiti funkstionaalsusnõudeid ja metaandmeloendi elemente kasutatavuse aspektist ning hinnati nende vastavust kasutajate vajadustele.

Samuti on varasemalt välja töötatud kasutatavuse mõõdikute süsteem, mis on abiks tarkvarasüsteemi tellimisel ja arendamisel.

 

Elektrooniline dokumendivahetus

 

Elektrooniliste dokumentide vahetamine avalikus sektoris toimub dokumendivahetus-keskuse (DVK kaudu).
 

Dokumendivahetuskeskuse tehnilise toe tagab Riigi Infosüsteemi Amet.

Riigi Infosüsteemi haldussüsteemi XML-varamus registreeritakse andmekirjeldused kõigi dokumendiliikide kohta, mille edastamiseks kasutatakse dokumendivahetuskeskust. 

Kui andmekirjeldus on koostatud ja kooskõlastatud vastavalt nõuetele, lähtutakse sellest seda liiki dokumentide koostamisel mis tahes vormingus.

Üleminek DVK kapslile 2.1

87% DVK-d kasutavatest asutustest on tänaseks võtnud kasutusele DVK kapsli 2.1 (andmed seisuga 1.02.2016). Ülejäänud asutuste üleminek toimub 2016. aasta I poolaasta jooksul. DVK kapsli tugi on olemas kõikidel avalikus sektoris kasutusel olevatel DHS-idel va DocLogix.

 

Elektroonilise dokumendivahetuse statistika
 

Elektroonilise dokumendivahetuse arendamise eesmärk on muuta dokumentide vahetamine võimalikult automaatseks (metaandmete automaatne ülekandumine) ning teha seda turvaliselt dokumendivahetuskeskuse (DVK) kaudu.


Dokumendivahetuskeskus loodi 2006. aastal. 2015. aasta 1. aprilli seisuga on sellega liitunud kokku 680 asutust või infosüsteemi, mis on 24% kõikidest avaliku sektori asutustest - dokumendivahetuskeskusega liitunud asutused.

2014. aastal toimus üle dokumendivahetuskeskuse 364 540 saatmist, mis on 14% rohkem saatmisi kui 2013. aastal. 2015. aasta I poolaastal toimus üle DVK 203 668 saatmist, mis on 56% eelmise aasta dokumentide mahust.

Aastatel 2006-2014 on asutused üle dokumendivahetuskeskuse saadetud dokumentidelt hoidnud kokku 1 523 945 eurot ning DVKle on tehtud kulutusi 841 497 eurot, vaata lähemalt järgnevalt jooniselt.

 

Elektroonilise dokumendivahetuse osakaal avalikus sektoris on 95 protsenti
 

Infoühiskonna arengukava 2020 mõõdiku - paberivaba ametliku suhtluse osakaal - määramiseks hinnati elektroonilise dokumendivahetuse osakaalu 2014. aasta neljandas kvartalis dokumendihaldussüsteemides ja infosüsteemides.


Elektroonilise dokumendivahetuse aruanne 2014. aasta kohta »
Lühikokkuvõte ja järeldused »
Memo "Paberivaba ametlik suhtlus" »
Lisa 1 »
Lisa 2 jätkuanalüüs »


Küsimustiku sihtrühm oli DVKga liitunud avaliku sektori asutused.

Dokumendivahetusviiside hindamise aluseks oli dokumendivahetusviiside hindamise mudel.

 

DVK kulud ja kokkuhoid
 

 

 

DVK kaudu saadetud dokumendid ja saavutatud kokkuhoid 
 

 

Dokumendihaldussüsteemid 
 

Avaliku sektori asutused kasutavad kokku 10 erinevat dokumendi-haldussüsteemi, millele lisanduvad isetehtud süsteemid.

Dokumendivahetuskeskuse liides on olemas Webdesktopil, Amphoral, Postipoisil, GoProl, Alfrescol, Dogrel, Sharepointil, Open Textil ja DocLogixul.

Dokumendivahetuskeskuse liidesega dokumendihaldussüsteemide loetelu on kättesaadav Riigi Infosüsteemi Ameti kodulehel.

 

Koostöö ja partnerid
 

  • Haridus- ja Teadusministeeriumi arhiivinõukogu 
    Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi esindavad arhiivinõukogus asjaajamise arengu koordineerijad.
    Arhiivinõukogu »
  • Eesti Standardikeskuse juures tegutsev tehniline komitee EVS/TK 22 “Informatsioon ja dokumentatsioon”
    Osaleme dokumendihalduse standardite eestindamises.
    Tehnilise komitee EVS/TK 22 »
 

Valdkonna standardid 

 

Teavet info- ja dokumendihalduse standardimise kohta Eestis leiab aadressil http://www.nlib.ee/info-ja-dokumendihalduse-standardimine/. Samas on algupäraste ja tõlkemeetodil üle võetud standardite loetelu – EVS TK 22 standardid.