Sa oled siin

Videokoosolekute kasutamine AK teabe edastamiseks

Seoses eriolukorraga kehtivate liikumis- ja kogunemispiirangutega on kasutusele võetud tavapärasest  rohkem kaugtöövahendeid. Oluline on meeles pidada, et  sõltumata töökeskkonnast ja eriolukorrast tuleb kinni pidada õigusaktidega kehtestatud andmekaitsereeglitest.

Asutusesisese kasutamise (AK) tasemel teabe edastamiseks on lubatud kasutada ainult sellist videokonverentsi süsteemi, mis on teabevaldaja kontrolli all (majutatud teabevaldaja IKT taristul). Kui sellist süsteemi ei ole võimalik kasutada, siis ei tohi AK teavet videokoosoleku kaudu edastada.

Jagame siinkohal soovitusi, kuidas käituda ja milliseid lahendusi kasutada. Asutustel ja organisatsioonidel on alati ka erivajadusi. Nende osas palume konsulteerida tavapärases korras Riigi Infosüsteemi Ameti või Andmekaitse Inspektsiooniga.

Foto: Rasmus Jurkatam/Toolbox Estonia

Soovitused:

  • Kasuta Skype for Business lahendust (mis on majutatud asutuse taristul)
    • Kõige levinum süsteem AK teabe vahetamiseks on Skype for Business. Koosvõime saavutamiseks palume kõikidel asutustel antud süsteem võimalusel kasutusele võtta ning süsteemi jõudlust suurendada.
    • Alternatiivina on võimalik kasutada Riigi Infosüsteemi Ameti (RIA) poolt välja töötatud vestlus.eesti.ee rakendust (tegemist on beetaversiooniga ning seetõttu võib rakenduse töös esineda häireid). Loe keskkonna kohta lähemalt RIA kodulehelt.
  • Teavita, mis tasemel infot võib videokoosolekul vahetada
    • Enne videokoosoleku algust tuleb osalejaid informeerida, mis tasemel teavet võib koosolekul käsitleda. Kui tegemist on avaliku süsteemiga,  siis tuleb osalejatele teada anda, et antud koosoleku raames AK teavet käsitleda ei tohi.
  • Muude videokoosolekute süsteemide puhul lähtu printsiibist, et info on täiesti avalik
    • Avalikud videokoosolekute süsteemid on Zoom, Teams, Skype ja teised pilvepõhised lahendused, mille puhul ei oma riik kontrolli video jälgimise ja teabe salvestamise üle. Nende kasutamist saab võrrelda koosoleku pidamisega avalikus ruumis.
 

Üldised reeglid AK teabe ja isikuandmete töötlemiseks:
 

  • Sõltumata töökeskkonnast ja eriolukorrast tuleb kinni pidada õigusaktidega kehtestatud andmekaitsereeglitest.
  • Asutuse juht vastutab andmekaitsereeglite nõuetekohase täitmise eest.
  • Ilma asutuse juhi loata ei ole lubatud AK teabe töötlemiseks kasutada lahendusi, mis ei ole riigi kontrolli all – Whatsapp, Zoom, Google Docs, Dropbox, iCloud, Amazon Cloud, jne.
  • Asutuse juht võib otsustada asutuseväliste isikute juurdepääsu võimaldamise AK teabel üksnes juhul, kui see ei kahjusta riigi või omavalitsusüksuse huve.
  • Isikuandmete edastamine teabevaldaja kontrolli all mitteolevate e-vahendite vahendusel ei ole lubatud.
 
Viimati uuendatud: 15. Aprill 2020