Dokumente haldavate süsteemide funktsionaalsus

Elektroonilise dokumendihaldussüsteemi (EDHS) all mõistetakse traditsiooniliselt tarkvara, mis toetab dokumentide hierarhilist liigitusskeemi ja võimaldab nii paber- kui ka digitaaldokumente elektrooniliselt hallata. EDHS peab tagama dokumentide ja dokumendi põhiomaduste (autentsus, usaldusväärsus, terviklus ja kasutatavus) säilimise kuni dokumendid on üle antud arhiivi või säilitustähtaja lõppemisel kontrollitult hävitatud. Kaasaegsed EDHSid täidavad lisaks paljusid eri funktsioone, toetades asutuse asjaajamist ja teenuste osutamist parimal võimalikul viisil.

Lisaks EDHSidele tekivad dokumendid ka mitmesugustes infosüsteemides, mis toetavad ja tõhustavad menetlusprotsesse. Kui EDHSides hallatavad elektroonilised dokumendid koosnevad reeglina ühest või mitmest failist, siis teistes süsteemides tekivad dokumendid dünaamilises keskkonnas ning moodustuvad andmetest ja nendevahelised seostest. Samas peavad ka need dokumendid säilima autentsete, usaldusväärsete, terviklike ja kasutatavatena kuni nende elukäigu lõpuni või üleandmiseni püsivale säilitamisele arhiivis.

Dokumente haldavate süsteemide nõutav funktsionaalsus tagatakse miinimumnõuete kehtestamisega ja nende rakendamisega süsteemide hankimisel, arendamisel, hindamisel ja testimisel. Dokumendihalduse funktsionaalsusnõuded EDHSidele ja teistele süsteemidele ei pruugi ega saagi täiel määral kattuda. Äärmiselt olulised on ka mittefunktsionaalsed nõuded – kasutajasõbralikkus, jõudlus, käideldavus, vastavus õigusaktide nõuetele jne. Süsteemide koostalitlusvõimet suurendab nõuete ühtlustamine nii riigi kui ka rahvusvahelisel tasandil.

• MoReq2 ja Eesti nullpeatükk

MoReq2 on Euroopa Komisjoni väljaantud näidisnõuete Model Requirements for the Management of Electronic Records 2008. aastal valminud versioon, mis tõlgiti litsentsilepingu LP-005-ET alusel eesti keelde. MoReq2 juurde kuulub juhis „Elektrooniliste dokumentide haldamise näidisnõuete MoReq2 rakendamine Eestis (Eesti „nullpeatükk“ MoReq2-le)“, milles kirjeldatakse Eesti erisusi võrreldes MoReq2-ga. Hetkel kehtib juhise versioon 2.0, mille koostas 2012. aastal Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium.

MoReq2 eestikeelne tõlge ning Eesti nullpeatükk eesti ja inglise keeles on kättesaadavad Euroopa koostöökogu DLM Forum veebilehel. 

• Miinimumnõuded EDHSidele

Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium koostab MoReq2 ja Eesti „nullpeatükist“ tulenevate nõuete baasil ühtsed miinimumnõuded avaliku sektori asutuste EDHSidele. Nõuded koostatakse kolme eri taseme (C, B ja A) EDHSide jaoks ning nende väljatöötamisel lähtutakse Riigikantselei poolt 2011. aastal koostatud kavandist ja arvamusküsitluste käigus tehtud ettepanekutest. Analüüsitakse ja võimalusel võetakse arvesse ka uue rahvusvahelise spetsifikatsiooni MoReq2010 nõudeid.

Miinimumnõuete kehtestamine Eestis kasutatavatele EDHSidele aitab ühtlustada süsteemide hankeid. Samuti tekib võimalus standardtoodete funktsionaalsusi RIHAs kirjeldada. Asutused saavad RIHAst info, milliseid funktsioone konkreetsed EDHSid juba täidavad, et mitte tellida sama funktsionaalsuse väljatöötamist teist või mitmendat korda. Miinimumnõuete alusel on tulevikus võimalik EDHSe testida ja hinnata.

• Nõuded dokumentide haldamisele teistes infosüsteemides

Eestis ei ole seni kehtestatud nõudeid dokumentide määratlemisele, haldamisele ja säilitamisele teistes infosüsteemides (tuntud kui juhtumikorralduse infosüsteemid, põhitegevuse infosüsteemid, menetlussüsteemid, ärirakendused jms). Ka rahvusvahelisel tasandil on see teema suhteliselt uus. Probleemistikku ja vajadusi on käsitletud näiteks DLM Forumi poolt väljaantud dokumendis Modular Requirements for Record Systems (MoReq2010) ja eestindatud ISO standardis „Juhised ja funktsionaalsusnõuded dokumentidele äriinfosüsteemides“ (EVS-ISO 16175 3:2012). Standard töötati välja Rahvusvahelise Arhiivinõukogu ICA juhise Guidelines and Functional Requirements for Records in Business Systems põhjal. Lisaks probleemistiku kirjeldamisele sisaldavad eelnimetatud dokumendid ka süsteemidele esitatavaid nõudeid, kuid nõuete rakendatavus ja sobivus ei ole käesolevaks ajaks veel üldist tunnustust leidnud.