Dokumendihaldusnõukogu koosolekud
VII koosolek, 11.12.2012
11. detsembril toimus dokumendihaldusnõukogu seitsmes koosolek.
Kinnitati dokumendiliigi XML andmekirjelduse juhise lõppkavand.
MKMi ITAO nõunik Relika Metsallik-Koppel andis teada, et 2013. aastal on kavas MKMi ja RIA eestvedamisel kirjeldada vähemalt 3 dokumendiliiki – teabenõue, selgitustaotlus ja märgukiri.
Nõukogu liige, MKMi ITAO nõunik Liivi Karpištšenko rääkis aruteludest XML dokumentide koostamise töövahendi VexPro edasiarendamise teemal ning kirja standardi (EVS 882) peatsest uuendamisest.
Vaadati veel kord üle ja kinnitati „Dokumendihalduse metaandmete loendi“ kavandi lõppversioon.
Räägiti nõukogu 2012. aasta tööst ja takistustest ministeeriumide koordineerimistöös. Lepiti kokku 2013. aasta kohtumiste esialgne ajakava. Järgmine koosolek toimub 23.01.13, teemaks arhiivindus.
Arutelude lühikokkuvõte ja vastuvõetud otsused on fikseeritud koosoleku protokollis.
VI koosolek, 13.11.2012
13. novembril toimus dokumendihaldusnõukogu kuues koosolek.
Räägiti muudatustest nõukogu koosseisus ja asjaajamise arengu koordineerimisest. Novembris 2012 viis MKM ITAO ametite ja inspektsioonide hulgas läbi küsitluse, et selgitada välja ministeeriumide koordineerimistöö tõhusus. ITAO nõunik Relika Metsallik-Koppel tutvustas küsitluse tulemusi ning rääkis koostöö korraldamisest KOVide ja põhiseaduslike institutsioonidega.
R. Metsallik-Koppel tegi ülevaate DVK kasutamisest 2011–2012.a. ministeeriumides ja nende valitsemisala asutustes ning Riigikantseleis. Toimus arutelu.
Nõukogu liikmed rääkisid Rahandusministeeriumi eestvedamisel arendatavast riigiametnike iseteenindusportaalist. Tõdeti, et dokumendihalduse valdkonna inimesi ei kaasata infosüsteemide väljatöötamisse, kuigi see on seotud asjaajamise korraldusega. Lepiti kokku tegevused olukorra parandamiseks.
Kuulati informatsiooni MKMi juhiste väljatöötamisest ja juhiste kohustuslikkusest avaliku sektori asutusele.
Arutelude lühikokkuvõte ja vastuvõetud otsused on fikseeritud koosoleku protokollis.
V koosolek, 9.10.2012
9. oktoobril toimus dokumendihaldusnõukogu viies koosolek.
Räägiti avalikul konsultatsioonil olevast avalike teenuste korraldamise rohelisest raamatust ja selle seostest dokumendihaldusega. Nõukogu otsustas konsultatsioonil oleva versiooni heaks kiita ning edasi tegeleda konkreetsete projektide ja lahendustega.
Toimus arutelu dokumendihalduse metaandmete loendi kehtestamise ning loendi ja DVK kapsli ellurakendamise teemadel. Arutluse all oli ka loendi ja kapsli elementide koosseis.
Nõukogu kuulas informatsiooni dokumendihaldussüsteemide (DHS) miinimumnõuete väljatöötamise käigust.
Arutleti dokumendivahetusviiside statistika kogumise üle. MKM ITAO nõunik Relika Metsallik-Koppel tegi kokkuvõtte probleemidest, vajadustest ja DHSide võimekusest statistikat väljastamisel.
Arutelude lühikokkuvõte ja vastuvõetud otsused on fikseeritud koosoleku protokollis.
IV koosolek, 14.08.2012
14. augustil toimus dokumendihaldusnõukogu neljas koosolek.
Räägiti dokumendihalduse alaste juhiste uuendamise käigust, sealhulgas dokumendihalduse metaandmete loendi kasutusvajadustest ning loendisse kavandatud muudatustest.
Nõukogu asendusliige Hannes Kiivet (RIA) andis ülevaate DVK kapsli uuendamise plaanidest. Toimus arutelu, milliseid metaandmeelemente on vaja DVK kaudu edastada.
Räägiti statistiliste aruannete kogumisega seotud probleemidest.
Janek Rozov (MKM) andis ülevaate avalike teenuste korraldamise rohelise raamatu eesmärkidest ja väljatöötamise käigust.
Arutelude lühikokkuvõte ja vastuvõetud otsused on fikseeritud koosoleku protokollis.
III koosolek, 13.06.2012
13. juunil 2012 toimus dokumendihaldusnõukogu kolmas, laiendatud koosolek.
Võeti kokku dokumendihaldussüsteemide miinimumnõuete kavandi läbivaatamise tulemused ja räägiti järgmistest tegevustest nõuete väljatöötamisel.
Esialgse statistilise aruandluse põhjal tehti kokkuvõte erinevate dokumendiedastusviiside osakaalust asutuste dokumendivahetuses.
Arutleti, milliste meetmete abil suurendada turvalise dokumendivahetuskanali DVK kasutamist, mis edendab ka asjaajamise ühtlustamist ja automatiseerimist.
Lepiti kokku, et nõukogu liikmed esitavad MKMile andmed, mille põhjal võrrelda tavaposti (paberil), e-posti ja DVK kasutamise kulusid.
Nõukogu liige Kadri Ruttas (RIA) andis ülevaate hetkeseisust DVK ja seotud teenuse ADIT („Minu dokumendid“) kasutamisel ning 2012.-2013. aastaks kavandatud arendustöödest. Toimus arutelu.
Nõukogu liige Toivo Jullinen (Rahvusarhiiv) rääkis rahvusvahelise organisatsiooni DLM Forum tegevusest ja uuest dokumendihalduse „standardist“ MoReq2010.
Arutelude lühikokkuvõte ja vastuvõetud otsused on fikseeritud koosoleku protokollis.
II koosolek, 17.04.2012
17. aprillil 2012 toimus dokumendihaldusnõukogu teine koosolek.
Nõukogu võttis teadmiseks Euroopa näidisnõuete MoReq2 Eesti „nullpeatükki“ kavandatud muudatused.
Vaadati üle nelja tüüpi dokumendihaldussüsteemide lühikirjeldus ja lepiti kokku süsteemidele esitatavate miinimumnõuete põhjalikum arutelu juunikuus.
Nõukogu kinnitas asjaajamist käsitleva peatüki kavandi, mis saadetakse avalike teenuste rohelise raamatu koosseisus esimese etapi aruteludele. Arutleti avatud vormingute ja avaandmete teema käsitlemise üle rohelistes raamatutes.
Lepiti kokku statistilise aruande esialgne koosseis ning otsustati, et esimeses etapis testitakse aruandeid neis asutustes, mida nõukogu liikmed esindavad.
Võeti teadmiseks kokkuvõte dokumendihalduse metaandmeloendisse kavandatud muudatustest.
Arutelude lühikokkuvõte ja vastuvõetud otsused on fikseeritud koosoleku protokollis.
I koosolek, 20.03.2012
20. märtsil 2012 toimus dokumendihaldusnõukogu esimene koosolek, mille juhatas sisse ministeeriumi kantsler Marika Priske.
Nõukogu kinnitas 2012. aasta koosolekute ajakava ja põhiteemad.
Lisaks arutleti asjaajamise ja dokumendivahetuse arengut kajastava statistika kogumise ja analüüsi teemadel. Näitena analüüsiti dokumendivahetuskeskuse DVK kasutamist 2006–2011.
Lepiti kokku tegevused asjaajamist käsitleva peatüki kavandi koostamiseks avalike teenuste rohelise raamatu tarvis ja dokumendihalduse metaandmete loendi uuendamiseks.
Arutelude lühikokkuvõte ja vastuvõetud otsused on fikseeritud koosoleku protokollis.
